Module und Funktionsumfang unserer

Produktüberblick

Cash Application klingt nach einem einzigen Feature, ist in der Praxis aber eine Kette von Entscheidungen: Welche Daten holen wir wo ab, wie werten wir sie aus, wann greift ein Mensch ein und was wird protokolliert. Unsere Architektur spiegelt genau diese Kette wider und trennt klar zwischen Dateneingang, Matching-Logik, Workflows für Klärfälle und Reporting.

Wie das Produkt aufgebaut ist

Unsere Cash-Application-Software folgt einer einfachen Struktur: Zuerst bringen wir Zahlungsdaten und offene Posten aus Bank- und ERP-Systemen zusammen. Dann erzeugen wir nachvollziehbare Vorschläge für Zuordnungen, bieten strukturierte Workflows für Ausnahmen und stellen zum Schluss Berichte bereit, die Muster sichtbar machen. Alles mit dem Ziel, manuelle Routinen zu reduzieren, ohne Verantwortung zu verschleiern.

Eingang bündeln

Wir sammeln Kontoauszüge, Zahlungsavise und offene Posten aus Bank- und ERP-Systemen in einem zentralen Eingangsbereich, der Dubletten und technische Fehler früh erkennt.

Zuordnen prüfen

Regeln und lernende Muster erzeugen Vorschläge, wie Zahlungen zu offenen Posten passen könnten, und markieren Abweichungen oder Unsicherheiten klar sichtbar.

Ausnahmen steuern

Fachteams bearbeiten Ausnahmen in strukturierten Worklists mit Kommentaren, Aufgaben und Eskalationen, statt in verstreuten E-Mails und Tabellen.

Ergebnisse sehen

Protokolle und Berichte zeigen, welche Regeln greifen, wo Klärfälle entstehen und wie sich offene Beträge über Perioden entwickeln.

Softwarelösung

Cash-Application-Software für strukturierte Forderungsprozesse

ab € 1.450,00 / monatlich

Zahlungseingang und Matching-Engine

Das Modul Zahlungseingang und Matching bildet den Kern der Lösung. Es sammelt Bankumsätze, offene Posten und relevante Zusatzinformationen in einer Oberfläche und erzeugt Vorschläge, wie Zahlungen zugeordnet werden können. Finanzteams sehen auf einen Blick, welche Beträge automatisch zugeordnet wurden und wo Entscheidungen ausstehen. Jede vorgeschlagene Zuordnung bleibt erklärbar: Regeln, Datenfelder und historische Bestätigungen werden sichtbar gemacht. So reduziert sich wiederkehrende Klickarbeit, während Fachwissen dort eingesetzt wird, wo es den größten Unterschied macht.

Automatisiertes Matching von Zahlungen zu offenen Posten mit klaren Regeln
Priorisierte Worklists für offene Zahlungen und Klärfälle
Transparente Erläuterung jeder vorgeschlagenen Zuordnung
Protokollierung aller Entscheidungen für Prüfzwecke
Unterstützung von Teilzahlungen und Sammelüberweisungen

Remittance-Erfassung und Kontextdaten

Das Remittance-Modul kümmert sich um Zahlungsinformationen, die oft abseits der Kernsysteme liegen. E-Mails, Portale oder Dateien enthalten Hinweise, welche Rechnungen eine Zahlung abdeckt. Wir führen diese Informationen zusammen, bereiten sie strukturiert auf und verknüpfen sie mit den passenden Debitoren. Dadurch müssen Teams weniger parallel in Postfächern und Portalen recherchieren und können Zuordnungen schneller und fundierter treffen. Gleichzeitig entsteht eine nachvollziehbare Spur, welche Informationen für Entscheidungen herangezogen wurden.

Zentrale Erfassung von Remittance-Informationen aus verschiedenen Quellen
Strukturierte Ablage von Zahlungsreferenzen und Kundendaten
Verknüpfung mit Debitoren und offenen Posten
Suchfunktionen für Verwendungszwecke und Referenzen

Klärfall-Workflows und Ausnahmen

Nicht jede Zahlung passt reibungslos zu einer Rechnung. Für diese Fälle bietet das Modul Klärfall-Management strukturierte Workflows. Offene Fragen landen nicht mehr in verstreuten E-Mails, sondern in Worklists mit klaren Zuständigkeiten, Kommentaren und Fristen. Eskalationspfade helfen, festgefahrene Vorgänge sichtbar zu machen. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Entscheidung getroffen hat und welche Informationen gefehlt haben. Das erleichtert interne Abstimmungen, Mahnläufe und spätere Prüfungen.

Worklists für Klärfälle mit Verantwortlichkeiten und Fristen
Kommentarfunktion und Anhänge für Rückfragen
Eskalationspfade bei überfälligen Entscheidungen
Übersichten zu offenen und erledigten Klärfällen
Integration in bestehende Kommunikationswege

Reporting und kontinuierliche Verbesserung

Das Reporting-Modul bündelt Informationen aus der Cash Application in übersichtlichen Auswertungen. Im Fokus stehen Fragen wie: Wo entstehen Klärfälle, welche Regeln tragen wenig bei, wie entwickeln sich ungeklärte Beträge über die Zeit. Finanzteams erhalten eine Grundlage, um Prozesse anzupassen, Ressourcen zu planen und Automatisierungsschritte bewusst zu steuern. Statt auf Vermutungen zu reagieren, können Sie auf beobachtbare Muster zurückgreifen und Änderungen gezielt testen. Ergebnisse können variieren, je nach Ausgangslage und Organisation.

Kennzahlen zu ungeklärten Zahlungen und offenen Posten
Analysen zu Regelwirksamkeit und Ausnahmen
Perioden- und Mandantenfilter für Auswertungen
Exportfunktionen für weitere Analysen
Überblick über Bearbeitungszeiten und Engpässe

Angebot anfordern

Funktionen für den Weg vom Kontoauszug zum abgestimmten offenen Posten

Cash Application ist mehr als ein einzelner Algorithmus. Unsere Software besteht aus Modulen, die Zahlungseingänge einsammeln, sinnvolle Vorschläge machen, Ausnahmen strukturiert behandeln und Ergebnisse prüfbar dokumentieren. Jedes Modul lässt sich in Etappen einführen und an bestehende Finanzprozesse anlehnen.

Regelbasierte und lernende Matching-Engine für Zahlungseingänge

Die regelbasierte Engine verknüpft Bankumsätze, offene Posten und ergänzende Informationen wie Verwendungszwecke oder Remittance-Daten. Wir kombinieren klare, von Ihrem Team definierte Regeln mit lernenden Mustern, die aus bestätigten Zuordnungen entstehen. Jede vorgeschlagene Buchung bleibt nachvollziehbar: Sie sehen, welche Felder verglichen wurden, welche Toleranzen galten und wann historische Entscheidungen eine Rolle spielten.

Vorgeschlagene Zuordnungen mit priorisierten Worklists

Unsere Vorschlagslogik unterstützt Finanzteams mit priorisierten Worklists: Zahlungen mit hoher Übereinstimmung erscheinen oben, komplexere Fälle folgen. Wir zeigen pro Position, warum sie als Treffer gilt, welche Alternativen existieren und wo Informationen fehlen. So entscheiden Sie schneller, welche Vorschläge Sie übernehmen, anpassen oder bewusst ablehnen möchten, ohne sich durch lange Listen kämpfen zu müssen.

Strukturierte Workflows für Klärfälle und Ausnahmen

Klärfälle verschwinden oft in E-Mails oder Notizen. Unsere Lösung bündelt offene Fragen zu Zahlungseingängen in strukturierten Workflows mit Kommentaren, Aufgaben und Eskalationspfaden. Sie sehen jederzeit, wer den nächsten Schritt gehen soll, welche Informationen angefordert wurden und welche Entscheidungen bereits getroffen sind. Das reduziert Suchaufwand und erleichtert Abstimmungen zwischen AR, Vertrieb und Service.

Zentrale Erfassung und Aufbereitung von Remittance-Daten

Remittance-Informationen treffen selten in einem einheitlichen Format ein. Wir erfassen Daten aus Dateien, Portalen oder E-Mails, extrahieren relevante Hinweise und ordnen sie den passenden Debitoren zu. So stehen Zahlungsreferenzen, Kundennummern oder Sammelrechnungsangaben direkt in der Cash Application bereit. Teams müssen weniger parallel in Postfächern und Portalen recherchieren, bevor sie eine Zahlung endgültig zuordnen.

Stabile Integrationen zu Banken und ERP-Systemen

Bank- und ERP-Integrationen bilden das Rückgrat der Lösung. Wir verbinden uns über APIs oder Dateien mit Ihren Bankzugängen und ERP-Systemen, definieren gemeinsam mit IT Datenflüsse und Fehlerroutinen und dokumentieren Schnittstellen klar. Kontoauszüge, offene Posten und Buchungsbestätigungen laufen kontrolliert durch den Prozess, statt über manuelle Exporte und Importlisten verteilt zu sein.

Gezielte Auswertungen rund um offene Posten und Zahlungsstatus

Reporting-Funktionen konzentrieren sich auf Fragen, die Finanzteams im Alltag stellen: Wie viele Zahlungen sind noch ungeklärt, wo häufen sich Differenzen, welche Regeln liefern wenig Mehrwert. Wir bieten Ansichten nach Perioden, Gesellschaften oder Kundengruppen und machen sichtbar, wo Prozesse angepasst werden sollten. Ziel ist nicht eine Flut an Kennzahlen, sondern ein belastbarer Überblick für Entscheidungen.

Integrationen für Banken, ERP-Systeme und Datenströme

Unsere Cash-Application-Software lebt von soliden Verbindungen zu Ihren bestehenden Systemen. Wir setzen auf nachvollziehbare Schnittstellen, klare Verantwortlichkeiten und dokumentierte Datenflüsse, statt auf schwer wartbare Sonderlösungen.

Integration	Stabilität	Tempo	Support	Lizenz
Bank-APIs	96%	92%	90%	Inklusive
ERP-Connector	94%	88%	91%	Inklusive
Remittance-Gateways	90%	84%	86%	Optional
Dateiimporte	92%	87%	88%	Inklusive
Reporting-Feeds	89%	85%	87%	Optional

Praktische Hinweise für den Einsatz der Cash-Application-Software

Mit einem fokussierten Pilot beginnen

Starten Sie mit einem klar begrenzten Bereich, etwa ausgewählten Konten oder Gesellschaften. So sehen Sie schneller, welche Regeln funktionieren, wo Datenbereinigung nötig ist und wie Teams auf neue Workflows reagieren. Aus diesen Erkenntnissen lässt sich eine realistische Roadmap für den weiteren Ausbau ableiten.

Matching-Regeln bewusst gestalten

Definieren Sie gemeinsam mit Fach- und IT-Teams, welche Felder für das Matching wirklich relevant sind. Halten Sie diese Entscheidungen schriftlich fest und überprüfen Sie sie regelmäßig. So bleibt nachvollziehbar, warum bestimmte Zahlungen vorgeschlagen oder abgelehnt werden.

Klärfälle als Feedback verstehen

Nutzen Sie Worklists nicht nur als To-do-Liste, sondern als Quelle für Verbesserungen. Wenn bestimmte Klärfälle immer wieder auftreten, ist das ein Hinweis auf fehlende Daten, unklare Prozesse oder überholte Regeln. Planen Sie regelmäßige Runden ein, um diese Muster zu besprechen.

Früh mit einfachen Kennzahlen arbeiten

Binden Sie Reporting-Funktionen früh ein, auch wenn zunächst nur wenige Kennzahlen genutzt werden. Ein einfacher Überblick über ungeklärte Beträge, Bearbeitungszeiten und Regelwirksamkeit hilft, Fortschritte einzuordnen und Prioritäten für die Weiterentwicklung zu setzen.

Rollen und Kontrollen klar definieren

Legen Sie fest, wer welche Entscheidungen in der Cash Application treffen darf und welche Schritte dokumentiert werden müssen. Rollen, Rechte und Protokolle schaffen Vertrauen in Automatisierung und erleichtern den Austausch mit internen und externen Prüfstellen.